Voor 1 mei moest de aangifte inkomstenbelasting over 2017 zijn ingediend bij de Belastingdienst. Is dit je gelukt? Of heb je om uitstel verzocht? Misschien zie je als een berg op tegen deze jaarlijks terugkerende klus. Wellicht wel omdat je niet weet waar je de benodigde documenten moet zoeken. Ja, ergens op één van de stapels paperassen op een tafel of weggestopt in een lade of kast.
Veel documenten ontvang je digitaal en een aantal zaken zijn zelfs al op het aangifteformulier ingevuld. Het overzicht is zoek en benodigde gegevens die per post binnenkomen, kunnen zomaar op een stapel belanden en uit zicht verdwijnen.
Geldt dit voor jou? En wil je dit volgend jaar anders? Dan kunnen de volgende tips je helpen om de administratie op orde te brengen èn … te houden.
Tip 1 Bekijk dagelijks de binnengekomen post. Haal de poststukken uit de enveloppen en doe die meteen bij het oud papier. Dat geldt ook voor ongeadresseerde post en folders waarvan je verwacht dat je ze niet gaat lezen: weg ermee. Lees vervolgens de poststukken en bepaal wat je ermee moet doen. Kun je iets binnen enkele minuten afhandelen? Doe dat dan meteen. Denk aan het betalen van een rekening. Denk je langer nodig te hebben? Bewaar die actiepunten dan op een logische plek, binnen handbereik in een bakje of tijdschriftencassette bijvoorbeeld. Je weet nu precies waar je wat hebt.
Tip 2 Neem de ruimte en tijd voor je administratie. Plan bij voorkeur wekelijks een moment in waarop je de administratie doet, eventueel samen met je partner. Zorg voor een prettige, ruime werkplek. Dat kan een bureau zijn, maar wellicht werk je liever aan de eettafel. Niet alleen een prettige plek is belangrijk, maar ook dat je alle benodigde kantoorartikelen bij de hand hebt. Je wilt immers niet steeds van je plek hoeven en je focus verliezen. Handel de poststukken die je hebt bewaard in een bakje, één voor één af. Het NIBUD vertelt je hoe!
Tip 3 Zorg voor een apart bewaararchief. Besluit, nadat je alle actiepunten hebt afgehandeld, wat je met het document wilt doen. Wil of moet je het bewaren? Dan kan het document naar het bewaararchief. Dit kan bestaan uit ordners of hangmappen, wat jij prettig vindt. Je kunt eventueel met kleuren werken. Maak bijvoorbeeld met behulp van verschillende kleuren ordners onderscheid tussen werk- en privé administratie. Houd bij het inrichten van het archief het doel van een bewaararchief voor ogen: dat je documenten snel kunt terugvinden! Hoe je het beste je administratie (zowel papieren als digitaal) kunt inrichten lees je op de site van het NIBUD.
Tip 4 Minimaliseer binnenkomende post. Maar natuurlijk begint een overzichtelijke administratie met het minimaliseren van de binnenkomende post. Hoe minder poststukken er binnenkomen, des te minder werk je hebt te doen. Begin daarom met het plakken van een JA NEE of NEE NEE sticker op je brievenbus om niet langer ongeadresseerde post te ontvangen. Deze sticker kun je gratis halen bij het gemeentehuis. Wil je toch kunnen profiteren van alle aanbiedingen, zonder al die stapels folders? Download dan de gratis apps zoals ‘folders’ en ‘reclamefolders’ om de folders op je smartphone of tablet te kunnen lezen.
Tip 5 Breng je digitale administratie op orde. Je kunt ervoor kiezen de administratie op de computer, dus digitaal, bij te houden of volledig op papier in ordners of hangmappen. Maar een combinatie kan ook: kies voor de manier die jij het prettigst vindt in gebruik. Belangrijk is in ieder geval om controle te houden over binnenkomende mails. Nu veel organisaties digitaal communiceren is dat niet altijd makkelijk. De hoeveelheid mails die je ontvangt kan groot zijn. Toch kun je eenvoudig de mails de baas blijven door ze dagelijks kort te bekijken en direct te besluiten wat je ermee wilt doen. Verwijder mails die je niet wilt of hoeft te bewaren. Breng mails die een actie van je verwachten naar een mapje ‘nog verwerken’. Plan voor deze mails wekelijks een moment in om de actiepunten af te handelen.
Als je deze tips toepast op jouw administratie, creëer je meer overzicht en is de kans groot dat je voortaan precies weet waar je welk document kunt vinden. Je hoeft niet meer onnodig lang te zoeken. Wel zo prettig.
Bovendien heeft een overzichtelijke administratie meer voordelen. Zoals het NIBUD aangeeft: inzicht in je financiële situatie begint bij een overzichtelijke administratie. Wellicht zie je mogelijkheden om te besparen! En mocht je onverhoopt jouw administratie niet zelf kunnen doen, is een overzichtelijke administratie gemakkelijk overdraagbaar. Dat geeft rust.
Lukt het je, om welke reden dan ook, niet om zelf de administratie op orde te brengen? Bel of mail me gerust voor advies. Ik help je graag.
Meer informatie:
NIBUD
Wijzer in Geldzaken
Rijksoverheid
Aan de slag met de huishoudcoach – Els Jacobs
